Design Thinking: 6 Stufen vom Problem zur Lösung
Design Thinking: 6 Stufen vom Problem zur Lösung Design Thinking ist eine strukturierte Herangehensweise, um komplexe Probleme zu lösen. Es kommt zum Beispiel bei der Optimierung von Software oder bei der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen zum Einsatz. Wichtig dabei ist, dass Lösungen entstehen, die in der wirklichen Welt funktionieren. Dies geschieht, indem Nutzer:innen und Stakeholder:innen, die von dem jeweiligen Problem betroffen sind, mit in den Lösungsprozess involviert werden. Wofür wird Design Thinking genutzt? Das Anwendungsfeld für Design Thinking ist breit gefächert. Es dient als Grundlage zur Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen, kann aber auch als kreative Lösungsfindung zum Beispiel im Contentbereich genutzt werden. Design Thinking ist immer dann sinnvoll, wenn es sich um ein nutzerzentriertes Problem handelt, das selbst noch unklar ist, und bei dem viele Unbekannte im Spiel sind. Den Beteiligten ist nicht klar, wo sie beginnen sollen und es sind wenige relevante Daten zur Analyse verfügbar. Zu guter Letzt ist die persönliche Motivation wichtig, um den Design Thinking Ansatz gewissenhaft zu verfolgen und so zum Ziel zu gelangen. Wie funktioniert Design Thinking? Als Grundlage dient die Vorstellung von zwei Räumen: Der Problemraum und der Lösungsraum. Die beiden Räume bestehen dabei aus jeweils drei Stufen: Für die Lösungsfindung benötigen wir ein Team, das aus Beteiligten verschiedener Disziplinen bestehen sollte, um ein breit gefächertes Spektrum an Sichtweisen und Vorkenntnissen abzudecken und so möglichst viele unterschiedliche Ideen generieren zu können. Der Problemraum – Probleme erkennen und definieren Zunächst widmet sich unser Team nun dem Problemraum. Wichtig dabei ist: Menschen neigen dazu, in Lösungen zu denken, im Problemraum ist dies allerdings nicht erwünscht. Zuerst beobachten wir und lernen, den Kontext zu verstehen – hier werden aber noch keine Lösungen vorgeschlagen! Der erste Schritt, das „Verstehen“, zielt darauf ab, Teams arbeitsfähig zu machen. Hierzu müssen wir zunächst Informationen zum vorliegenden Problem sammeln, um den Ist-Stand zu verdeutlichen. Zu diesem Zwecke definieren wir Annahmen und identifizieren Nutzergruppen. Am Ende dieses Schrittes sollten alle Teammitglieder auf demselben Stand sein und ein allgemeines Verständnis für das Problem entwickelt haben. Im nächsten Schritt geht es um das Thema „Beobachten“. Nun müssen wir konkrete Probleme und Bedürfnisse identifizieren. Um dies zu erreichen, müssen die Teammitglieder zunächst Empathie für die Nutzer:innen aufbauen, um deren Ziele und Herausforderungen zu verstehen – immer getreu dem Motto „Put yourself in the shoes of the user“. Geeignete Vorgehensweisen hierbei sind zum Beispiel Rollenspiele, Interviews oder ein Beobachten der User:innen bei der Bewältigung der Herausforderungen – alles, was dem Sammeln echter und direkter Informationen dient. Zuletzt nehmen wir Bezug auf den Punkt „Standpunkt definieren“, bei dem nun die Synthese der vorherigen Schritte erfolgt und eine Hypothese entsteht. Nun wird das Problem aus Sicht der Nutzer:innen neu definiert. Hilfreich sind dabei auch Personas, die die vorliegende Problematik und die Wünsche der Anwender:innen veranschaulichen. Ein wichtiger Leitsatz für die Umsetzung dieses Schrittes lautet: Nutzergruppe A braucht Weg B um C zu realisieren/zu erreichen. Es müssen also A, B und C definiert werden. Wichtig dabei ist, den Kontext klar zu beschreiben, da sich die gleiche Person in der gleichen Situation aber in einem anderen Kontext anderen Herausforderungen stellt – zum Beispiel Herr Meier (Person) beim Autofahren (Situation), aber einmal als Geschäftsreisender und einmal als Familienvater, der die Kinder zum Sport fährt (jeweils unterschiedlicher Kontext). Der Lösungsraum – Kreativität ist gefragt Nachdem der Problemraum definiert wurde, geht es weiter in den Lösungsraum. Hier geht es zunächst darum, mittels Brainstorming möglichst viele verschiedene Ideen zu generieren. Dazu werden am besten erst einmal Fragen gestellt wie „Wie können wir helfen?“ oder „Was wäre, wenn…?“ Dabei sind wilde Ideen durchaus erwünscht! Kritik soll aber bitte vermieden werden – die Beteiligten sollen ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Die Ergebnisse werden schließlich nach Prioritäten sortiert, wobei bestimmte Gesichtspunkte wie Umsetzbarkeit oder Wirtschaftlichkeit eine Rolle spielen. Wenn genug Ideen im Raum stehen, entwickeln wir daraus schließlich einen Prototypen. Dabei werden die gesammelten Ideen konkretisiert, wir holen uns Feedback dazu, iterieren dieses und erstellen ein Testszenario. Ein Prototyp ist nicht perfekt oder vollendet – er dient der Veranschaulichung. Mögliche Techniken bei der Erstellung des Prototypen sind u.a. Wire Frames, Post Its, Rollenspiele oder auch Storyboards. Nun geht es über zur Test-Phase: Mehrwert, Machbarkeit und Anwendbarkeit werden überprüft. Dazu testen wir unsere vorab gestellten Annahmen, validieren Ideen und holen erneut Feedback ein. Die Anwender:innen werden bei der Arbeit mit dem Prototypen beobachtet und können jederzeit Feedback geben. Möglicherweise sind noch Mängel vorhanden oder es entstehen neue Ideen, die dann durch eine Überarbeitung des Prototypen und erneutes Testen verbessert werden sollen. Dieser Prozess wird so oft wiederholt, bis der Prototyp die User:innen zufrieden stellt und freigegeben werden kann. So wird mithilfe von Design Thinking eine Lösung generiert, die an die Bedürfnisse der Nutzer:innen angepasst ist. Design Thinking sollte allerdings nie als ein komplett abgeschlossener Vorgang betrachtet werden, sondern vielmehr als ein kontinuierlicher Lernprozess. Wenn das ursprüngliche Problem gelöst wurde, ergibt sich durch die Beobachtung der User:innen möglicherweise eine erneute Idee zur Verbesserung, was den Prozess wieder von vorne anstoßen kann. Lisa Abolt Lisa ist Online Marketing Managerin bei isento
Lösungsfokussiertes Coaching – was ist das?
Am letzten Duke Day, unserem monatlichen come2gether, hat unser Scrum Master Simon uns die Methode des lösungsfokussierten Coachings nähergebracht. Um ein besseres Grundverständnis der Thematik zu erlangen, ging es dabei zunächst um die Frage, wie sich die beiden Begriffe „Coach“ und „Berater“ voneinander abgrenzen lassen bzw. in welchen Aspekten sie sich voneinander unterscheiden. Coach oder Berater – was ist der Unterschied? In der gemeinsamen Diskussion haben wir ausgearbeitet, dass ein Coach seinem Gegenüber auf persönlicher Ebene begegnet und ihn dabei unterstützt eine eigene Lösung zu entwickeln. Ein Berater hingegen hat bereits eine Lösung parat, die er seinem Gegenüber präsentiert und ihn bei der Umsetzung dieser Lösung unterstützt. Wichtig beim Coaching ist also vor allem, dass der Coach weiß und versteht, dass jeder seine eigenen Wertvorstellungen hat und sich in seinen Wahrnehmungen und Bedürfnissen von anderen unterscheidet. Ein guter Coach wird immer versuchen, Brücken zwischen den Welten zu bauen, Fragen zu stellen und Verständnis für den anderen aufzubauen. Lösungsfokussiertes Coaching: Ursprünge und Weiterentwicklung Der lösungsfokussierte Ansatz stammt ursprünglich aus der lösungsfokussierten Kurzzeittherapie von Steve De Shazer und Insoo Kim Berg (siehe Link). Der Lösungsfokus verwendet dabei keine Problemanalyse, sondern konzentriert sich ausschließlich auf die Definition von Zielen, die positiven Erkenntnisse, was bereits funktioniert und die nächsten Schritte zum Ziel – also wie der Name schon sagt auf die Lösung des Problems. So können laut den Autoren gleiche Ergebnisse in kürzerer Zeit erzielt werden als mit konventionellen Methoden. Die Konzentration auf positive Aspekte und auf den Weg nach vorne verspricht im gesamten Prozess außerdem eine bessere Grundstimmung, was zu mehr Motivation und Engagement beiträgt. Dieser Ansatz wurde inzwischen mehrfach aufgegriffen und weiterentwickelt, unter anderem von den Coaches Veronika Kotrba und Ralph Miarka in ihrem Buch „Agile Teams lösungsfokussiert coachen“. Weitere Schritte zum Erfolg Nach der Definition von Zielen und Auswirkungen deren Erreichung sowie der Feststellung, was bereits funktioniert, gelangt man zu den nächsten Schritten in der Umsetzung. Hier wird schließlich evaluiert, was die konkreten nächsten Schritte auf dem Weg zum Ziel sind. Hierbei sollte auf möglichst konkrete Schritte Wert gelegt werden, die sich gut festhalten lassen. Anschließend sollte der Coach auch immer prüfen, ob genügend Zuversicht für die Umsetzung der nächsten anstehenden Schritte vorhanden ist. Wenn es an Zuversicht noch mangelt, sollte man notfalls lieber einen Schritt zurück tun, um Unzufriedenheit und ein Stocken des Prozesses zu vermeiden. Auch hier sind wieder Feinfühligkeit und Verständnis des Coaches gefragt. Kleine Feinheiten bei gängigen Sprachwendungen können sich außerdem positiv auf einen schnellen Fortschritt auswirken. Wenn einzelne Aktionen oder Schritte etwa verneint werden, sollte ein guter Coach die Anschlussfrage stellen: „Was können wir stattdessen machen?“ Auch spezielle Fragetechniken wie zum Beispiel die „Wunderfrage“ bieten Aufschluss über neue Wege: „Stellt euch vor, es kommt eine Fee, die einen Wunsch erfüllt – was würdet ihr euch wünschen?“ Lisa Abolt Lisa ist Online Marketing Managerin bei isento
Warum Akzeptanz im Projekt wichtig ist!
„Ist mir doch egal, was die anderen denken. Ich ziehe mein Projekt durch“ Warum es schädlich ist, keinen Wert auf die Akzeptanz des Projektes zu legen. Viele Projektverantwortliche interessieren sich nicht für die Akzeptanz im Projekt. Warum man diesen wichtigen Punkt jedoch stets berücksichtigen sollte, erläutere ich Ihnen nachfolgend. In meinem letzten Beitrag „Warum Transparenz im Projekt wichtig ist“ habe ich bereits das Thema Akzeptanz kurz angeschnitten. Heute möchte ich genauer auf dieses Thema eingehen. Denn nicht nur eine fehlende Transparenz ist der Grund für zu wenig Akzeptanz im Projekt. Aus meiner Sicht gibt es drei Ausprägungen, die ich nun genauer beleuchte. Mangelnde Akzeptanz … …gegenüber der Projektleitung Probleme mit der Akzeptanz lassen sich vor allem in alteingesessenen Unternehmen wiederfinden. In solchen Unternehmen genießt ein Projektleiter meist kein großes Vertrauen. Daher erhält er selten die notwendigen Weisungsbefugnisse oder disziplinarische Rechte, diese bleiben meistens beim Management. So wird der Projektleiter für alle Beteiligten eher als Instrument der Geschäftsführung wahrgenommen und nicht als der verantwortliche Koordinator des Projektes, welcher er eigentlich sein sollte. Dies führt dazu, dass die Akzeptanz der Projektmitarbeiter gegenüber dem Projektleiter sinkt. Das kann soweit führen, dass die Mitarbeiter den Projektleiter übergehen, da sie vermuten, dass er sowieso keine Entscheidungsgewalt besitzt. Durch solche Aktionen sinkt wiederum die Transparenz des Projektes und führt zu den bereits bekannten Folgen. … des Projektes bei den Projektmitarbeitern Der Erfolg eines Projektes hängt aber nicht nur vom Projektleiter, sondern auch von den Mitarbeitern des Projektes ab. Während des Projektes kann es passieren, dass Mitarbeiter diverse Entscheidungen nicht nachvollziehen oder gar akzeptieren können. Solche Situationen führen dazu, dass die Akzeptanz des Mitarbeiters im Projekt sinkt und das wiederum sich negativ auf die Produktivität auswirken kann. Wenn dann die zu erledigenden Aufgaben zu spät oder gar nicht durchgeführt werden, können wichtige Folgetasks blockiert werden. Im schlimmsten Fall führt dies sogar zu einem Showstopper. … gegenüber dem finalen Produkt Neben der Akzeptanz des Projektleiters und der Projektmitarbeiter, ist es natürlich auch wichtig, dass das finale Produkt durch die User akzeptiert und verwendet wird. So können zum Beispiel Projekte, wie die Einführung eines neuen ERP Systems, daran scheitern, dass das entstandene Produkt von den Anwendern nur sporadisch verwendet oder gar abgelehnt wird. Ein Grund für eine solche Ablehnung liegt in der Entscheidungsfindung. In der Regel trifft das Management die Entscheidung ohne Einbezug der operativ arbeitenden Mitarbeiter. Diese fühlen sich dann hintergangen und boykottieren den Einsatz der Software. Wie kann man also dafür sorgen, dass ein Projekt an Akzeptanz gewinnt? 3 Maßnahmen für eine bessere Akzeptanz des gesamten Projektes Requirements EngineeringDer Erfolg eines Projektes beginnt bereits in der Analyse der Anforderungen. Hier sollte das Management die Mitarbeiter involvieren, welche dann auch aktiv mit dem Produkt arbeiten. Dadurch lassen sich die Knackpunkte und Bedenken schneller ermitteln, besser beheben oder gar unnötige Projekte verhindern. Somit wird Akzeptanz gegenüber dem finalen Produkt geschaffen. ProjektmarketingNach dem Motto „tue Gutes und berichte darüber“. Nicht nur in großen Projekten ist Projektmarketing ein gutes Instrument für die Akzeptanz, sondern auch in kleinen Projekten ist es wichtig, die Mitarbeiter auf dem aktuellsten Stand zu halten. So können Entscheidungen besser nachvollzogen werden und die Akzeptanz gegenüber dem Projekt steigt. Jours fixesWenn der Projektleiter merkt, dass das Vertrauen ihm gegenüber sehr gering ist, so empfiehlt es sich, Jours fixes mit dem Management und/oder den Projektmitarbeitern einzuführen. In diesen Besprechungen können kritische Themen nochmal diskutiert werden. Dadurch werden die Themen für alle Projektbeteiligten transparenter, was wiederum zu einer höheren Akzeptanz des Projektleiters führt. Fehlende Akzeptanz kann viele Gründe haben und ist von Projekt zu Projekt immer eine neue Herausforderung. Wichtig ist nur, dass man sich dieser Herausforderung direkt annimmt und meistert. Anika Danner Anika ist Head of Marketing bei isento
Warum Transparenz im Projekt wichtig ist!
„Hilfe! Ich weiß nicht, wie ich die richtige Entscheidung treffe!“ Viele Projektverantwortliche haben Angst, Entscheidungen zu treffen – warum eigentlich? Oft ist es erschreckend, auf welch geringem Informationsstand Entscheidungen von Projektverantwortlichen getroffen werden müssen. Meist wird versucht, Entscheidungen raus zu zögern, um an einem späteren Zeitpunkt mit fundiertem Wissen die Auswahl leichter treffen zu können. Aber erfahrungsgemäß haben sie die notwendigen Informationen auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt. Warum gibt es in so vielen Projekten eigentlich das Problem eines mangelhaften Informationsflusses? Diese Problematik lässt sich für mich in 3 Hauptkriterien aufteilen: Unterschiedliche Informationsträger In vielen Projekten ist es so, dass die wichtigen Informationen nicht zentral, sondern bei den verschiedensten Mitarbeitern liegen. Wenn man dann noch Pech hat, tauschen sie sich nicht mal untereinander aus. Woher soll dann ein Projektleiter wissen, von wem er die notwendigen Informationen zum Fällen der Entscheidung erhält? Das Informationsvolumen wird immer größer Neben dem Informationsort spielt auch das Informationsvolumen immer mehr eine Rolle. Projekte werden immer größer und komplexer, dadurch kann es leicht passieren, dass der Projektverantwortliche genau das gegenteilige Problem hat. Er wird mit Informationen überschüttet und muss sich die entscheidenden Fakten aus einer Datenüberdosis herausfiltern. Daten werden erst gar nicht erfasst Neben der Informationsmenge und der dezentralisierten Erfassung steht der Projektverantwortliche vor einer weiteren Hürde. Oft werden entscheidungsrelevante Daten erst gar nicht erfasst, sie stecken lediglich in den Köpfen der Personen. Wie bereits erwähnt, kann es in manchen Projekten dazu kommen, dass die Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen keinen zentralen Ort zum Informationsaustausch haben. Dies hat dann zur Folge, dass ein Kollege für sich irrelevante Daten nicht erfasst. Meistens sind es aber genau die Informationen, die für andere Abteilungen absolut entscheidungsrelevant sind. Dadurch stehen die Entscheider vor einer unlösbaren Aufgabe. Wer benötigt neben dem Projektleiter noch die Transparenz und warum ist diese so wichtig? Nicht nur für die Projektverantwortlichen ist die Transparenz eines Projektes wichtig, auch für jeden Projektbeteiligten spielt sie eine wichtige Rolle. Oft warten Mitarbeiter sehr lange auf Entscheidungen, wissen aber nicht, warum es so lange dauert. Oder der Projektleiter entscheidet sich, aus Sicht der Beteiligten, für die falsche Option. Dadurch entsteht eine Kluft zwischen den Beteiligten und den Entscheidern, die Motivation im Projekt sinkt. Die Mitarbeiter gehen davon aus, dass die Projektleiter ihren Job nicht richtig machen. Meist fehlen den Mitarbeitern aber einfach die Informationen, um gefällte oder noch offene Entscheidungen nachzuvollziehen. Ein Mangel an Transparenz für Mitarbeiter im Projekt führt demnach oftmals zu einem Mangel an Akzeptanz. Wie kann der Projektmanager nun die notwendige Transparenz für alle Projektbeteiligten schaffen? 3 Schritte zur besseren Transparenz innerhalb eines Projektes: Zentralisierung von allen Projektinformationen Um die Effektivität im Projekt zu steigern, werden im ersten Schritt die separierten Datenkapseln geöffnet und alle Daten in einem zentralen System hinterlegt. Meine Empfehlung ist hierfür ein Wiki oder eine intelligente Ablagestruktur mit Indexdateien, in der die Informationen zentral verwaltet, sortiert, gefiltert und gesucht werden können. Datenverfügbarkeit für alle Projektbeteiligten Im zweiten Schritt wird sichergestellt, dass alle berechtigten Mitarbeiter auf das zentrale System zugreifen können und wissen, welche Daten sie dort finden. Durch eine Rechteverwaltung ist es möglich, sensible Daten ein- bzw. auszublenden. Erstellung von Prozessen für die Informationsbeschaffung Nachdem die Basis für die Datenbank geschaffen ist, werden Prozesse entwickelt, die für die Informationsaufnahme, -verteilung und -versionierung zuständig sind. Eine Möglichkeit bieten hierfür z. B. gemeinsame wöchentliche Reportings aller Abteilungen an den Projektverantwortlichen. Um Transparenz im Projekt zu erreichen, ist es notwendig, alle drei Schritte umzusetzen. Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, dass alle Projektbeteiligten darauf sensibilisiert werden und gemeinsam an einem Strang ziehen müssen. Anika Danner Anika ist Head of Marketing bei isento
Wie kann ich die Projektstruktur visualisieren?
In diesem Video zeigt euch Sven, wie ihr ein Projekt visuell darstellen könnt. Hierzu verwenden wir modifizierte Personas (Vorlagen findet ihr unter dem Video) und eine Prise Kreativität. Ziel ist es, auf eine spielerische Art Transparenz über die Gesamtstruktur zu erhalten und schnell den richtigen Ansprechpartner zu finden. Ihr möchtet mehr Videos von der isento.Wissensmanufaktur sehen? Dann schaut auf unserem YouTube-Kanal vorbei. Hinweis: Für den besseren Sprachfluss werden in unseren YouTube-Videos personenbezogene Bezeichnungen, die sich zugleich auf Frauen und Männer beziehen, generell nur in der im Deutschen üblichen männlichen Form angeführt. Dies soll jedoch keinesfalls eine Geschlechterdiskriminierung oder eine Verletzung des Gleichheitsgrundsatzes zum Ausdruck bringen. https://www.youtube.com/watch?v=oo8IrGpsMuw Anika Danner Anika ist Head of Marketing bei isento
