„Hilfe! Ich weiß nicht, wie ich die richtige Entscheidung treffe!“

Viele Projektverantwortliche haben Angst, Entscheidungen zu treffen – warum eigentlich?

Oft ist es erschreckend, auf welch geringem Informationsstand Entscheidungen von Projektverantwortlichen getroffen werden müssen. Meist wird versucht, Entscheidungen raus zu zögern, um an einem späteren Zeitpunkt mit fundiertem Wissen die Auswahl leichter treffen zu können. Aber erfahrungsgemäß haben sie die notwendigen Informationen auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt. Warum gibt es in so vielen Projekten eigentlich das Problem eines mangelhaften Informationsflusses?

Diese Problematik lässt sich für mich in 3 Hauptkriterien aufteilen:

1. Unterschiedliche Informationsträger

   In vielen Projekten ist es so, dass die wichtigen Informationen nicht zentral, sondern bei den verschiedensten Mitarbeitern liegen. Wenn man dann noch Pech hat, tauschen sie sich nicht mal untereinander aus. Woher soll dann ein Projektleiter wissen, von wem er die notwendigen Informationen zum Fällen der Entscheidung erhält?

2. Das Informationsvolumen wird immer größer

   Neben dem Informationsort spielt auch das Informationsvolumen immer mehr eine Rolle. Projekte werden immer größer und komplexer, dadurch kann es leicht passieren, dass der Projektverantwortliche genau das gegenteilige Problem hat. Er wird mit Informationen überschüttet und muss sich die entscheidenden Fakten aus einer Datenüberdosis herausfiltern.

3. Daten werden erst gar nicht erfasst

   Neben der Informationsmenge und der dezentralisierten Erfassung steht der Projektverantwortliche vor einer weiteren Hürde. Oft werden entscheidungsrelevante Daten erst gar nicht erfasst, sie stecken lediglich in den Köpfen der Personen. Wie bereits erwähnt, kann es in manchen Projekten dazu kommen, dass die Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen keinen zentralen Ort zum Informationsaustausch haben. Dies hat dann zur Folge, dass ein Kollege für sich irrelevante Daten nicht erfasst. Meistens sind es aber genau die Informationen, die für andere Abteilungen absolut entscheidungsrelevant sind. Dadurch stehen die Entscheider vor einer unlösbaren Aufgabe.

Wer benötigt neben dem Projektleiter noch die Transparenz und warum ist diese so wichtig?

Nicht nur für die Projektverantwortlichen ist die Transparenz eines Projektes wichtig, auch für jeden Projektbeteiligten spielt sie eine wichtige Rolle. Oft warten Mitarbeiter sehr lange auf Entscheidungen, wissen aber nicht, warum es so lange dauert. Oder der Projektleiter entscheidet sich, aus Sicht der Beteiligten, für die falsche Option. Dadurch entsteht eine Kluft zwischen den Beteiligten und den Entscheidern, die Motivation im Projekt sinkt. Die Mitarbeiter gehen davon aus, dass die Projektleiter ihren Job nicht richtig machen. Meist fehlen den Mitarbeitern aber einfach die Informationen, um gefällte oder noch offene Entscheidungen nachzuvollziehen. Ein Mangel an Transparenz für Mitarbeiter im Projekt führt demnach oftmals zu einem Mangel an Akzeptanz.

Wie kann der Projektmanager nun die notwendige Transparenz für alle Projektbeteiligten schaffen?

3 Schritte zur besseren Transparenz innerhalb eines Projektes:

1. Zentralisierung von allen Projektinformationen

   Um die Effektivität im Projekt zu steigern, werden im ersten Schritt die separierten Datenkapseln geöffnet und alle Daten in einem zentralen System hinterlegt. Meine Empfehlung ist hierfür ein Wiki oder eine intelligente Ablagestruktur mit Indexdateien, in der die Informationen zentral verwaltet, sortiert, gefiltert und gesucht werden können.

2. Datenverfügbarkeit für alle Projektbeteiligten

   Im zweiten Schritt wird sichergestellt, dass alle berechtigten Mitarbeiter auf das zentrale System zugreifen können und wissen, welche Daten sie dort finden. Durch eine Rechteverwaltung ist es möglich, sensible Daten ein- bzw. auszublenden.

3. Erstellung von Prozessen für die Informationsbeschaffung

   Nachdem die Basis für die Datenbank geschaffen ist, werden Prozesse entwickelt, die für die Informationsaufnahme, -verteilung und -versionierung zuständig sind. Eine Möglichkeit bieten hierfür z. B. gemeinsame wöchentliche Reportings aller Abteilungen an den Projektverantwortlichen.

Um Transparenz im Projekt zu erreichen, ist es notwendig, alle drei Schritte umzusetzen. Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, dass alle Projektbeteiligten darauf sensibilisiert werden und gemeinsam an einem Strang ziehen müssen.