Warum Akzeptanz im Projekt wichtig ist!
„Ist mir doch egal, was die anderen denken. Ich ziehe mein Projekt durch“ Warum es schädlich ist, keinen Wert auf die Akzeptanz des Projektes zu legen. Viele Projektverantwortliche interessieren sich nicht für die Akzeptanz im Projekt. Warum man diesen wichtigen Punkt jedoch stets berücksichtigen sollte, erläutere ich Ihnen nachfolgend. In meinem letzten Beitrag „Warum Transparenz im Projekt wichtig ist“ habe ich bereits das Thema Akzeptanz kurz angeschnitten. Heute möchte ich genauer auf dieses Thema eingehen. Denn nicht nur eine fehlende Transparenz ist der Grund für zu wenig Akzeptanz im Projekt. Aus meiner Sicht gibt es drei Ausprägungen, die ich nun genauer beleuchte. Mangelnde Akzeptanz … …gegenüber der Projektleitung Probleme mit der Akzeptanz lassen sich vor allem in alteingesessenen Unternehmen wiederfinden. In solchen Unternehmen genießt ein Projektleiter meist kein großes Vertrauen. Daher erhält er selten die notwendigen Weisungsbefugnisse oder disziplinarische Rechte, diese bleiben meistens beim Management. So wird der Projektleiter für alle Beteiligten eher als Instrument der Geschäftsführung wahrgenommen und nicht als der verantwortliche Koordinator des Projektes, welcher er eigentlich sein sollte. Dies führt dazu, dass die Akzeptanz der Projektmitarbeiter gegenüber dem Projektleiter sinkt. Das kann soweit führen, dass die Mitarbeiter den Projektleiter übergehen, da sie vermuten, dass er sowieso keine Entscheidungsgewalt besitzt. Durch solche Aktionen sinkt wiederum die Transparenz des Projektes und führt zu den bereits bekannten Folgen. … des Projektes bei den Projektmitarbeitern Der Erfolg eines Projektes hängt aber nicht nur vom Projektleiter, sondern auch von den Mitarbeitern des Projektes ab. Während des Projektes kann es passieren, dass Mitarbeiter diverse Entscheidungen nicht nachvollziehen oder gar akzeptieren können. Solche Situationen führen dazu, dass die Akzeptanz des Mitarbeiters im Projekt sinkt und das wiederum sich negativ auf die Produktivität auswirken kann. Wenn dann die zu erledigenden Aufgaben zu spät oder gar nicht durchgeführt werden, können wichtige Folgetasks blockiert werden. Im schlimmsten Fall führt dies sogar zu einem Showstopper. … gegenüber dem finalen Produkt Neben der Akzeptanz des Projektleiters und der Projektmitarbeiter, ist es natürlich auch wichtig, dass das finale Produkt durch die User akzeptiert und verwendet wird. So können zum Beispiel Projekte, wie die Einführung eines neuen ERP Systems, daran scheitern, dass das entstandene Produkt von den Anwendern nur sporadisch verwendet oder gar abgelehnt wird. Ein Grund für eine solche Ablehnung liegt in der Entscheidungsfindung. In der Regel trifft das Management die Entscheidung ohne Einbezug der operativ arbeitenden Mitarbeiter. Diese fühlen sich dann hintergangen und boykottieren den Einsatz der Software. Wie kann man also dafür sorgen, dass ein Projekt an Akzeptanz gewinnt? 3 Maßnahmen für eine bessere Akzeptanz des gesamten Projektes Requirements EngineeringDer Erfolg eines Projektes beginnt bereits in der Analyse der Anforderungen. Hier sollte das Management die Mitarbeiter involvieren, welche dann auch aktiv mit dem Produkt arbeiten. Dadurch lassen sich die Knackpunkte und Bedenken schneller ermitteln, besser beheben oder gar unnötige Projekte verhindern. Somit wird Akzeptanz gegenüber dem finalen Produkt geschaffen. ProjektmarketingNach dem Motto „tue Gutes und berichte darüber“. Nicht nur in großen Projekten ist Projektmarketing ein gutes Instrument für die Akzeptanz, sondern auch in kleinen Projekten ist es wichtig, die Mitarbeiter auf dem aktuellsten Stand zu halten. So können Entscheidungen besser nachvollzogen werden und die Akzeptanz gegenüber dem Projekt steigt. Jours fixesWenn der Projektleiter merkt, dass das Vertrauen ihm gegenüber sehr gering ist, so empfiehlt es sich, Jours fixes mit dem Management und/oder den Projektmitarbeitern einzuführen. In diesen Besprechungen können kritische Themen nochmal diskutiert werden. Dadurch werden die Themen für alle Projektbeteiligten transparenter, was wiederum zu einer höheren Akzeptanz des Projektleiters führt. Fehlende Akzeptanz kann viele Gründe haben und ist von Projekt zu Projekt immer eine neue Herausforderung. Wichtig ist nur, dass man sich dieser Herausforderung direkt annimmt und meistert. Anika Danner Anika ist Head of Marketing bei isento
Warum Transparenz im Projekt wichtig ist!
„Hilfe! Ich weiß nicht, wie ich die richtige Entscheidung treffe!“ Viele Projektverantwortliche haben Angst, Entscheidungen zu treffen – warum eigentlich? Oft ist es erschreckend, auf welch geringem Informationsstand Entscheidungen von Projektverantwortlichen getroffen werden müssen. Meist wird versucht, Entscheidungen raus zu zögern, um an einem späteren Zeitpunkt mit fundiertem Wissen die Auswahl leichter treffen zu können. Aber erfahrungsgemäß haben sie die notwendigen Informationen auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt. Warum gibt es in so vielen Projekten eigentlich das Problem eines mangelhaften Informationsflusses? Diese Problematik lässt sich für mich in 3 Hauptkriterien aufteilen: Unterschiedliche Informationsträger In vielen Projekten ist es so, dass die wichtigen Informationen nicht zentral, sondern bei den verschiedensten Mitarbeitern liegen. Wenn man dann noch Pech hat, tauschen sie sich nicht mal untereinander aus. Woher soll dann ein Projektleiter wissen, von wem er die notwendigen Informationen zum Fällen der Entscheidung erhält? Das Informationsvolumen wird immer größer Neben dem Informationsort spielt auch das Informationsvolumen immer mehr eine Rolle. Projekte werden immer größer und komplexer, dadurch kann es leicht passieren, dass der Projektverantwortliche genau das gegenteilige Problem hat. Er wird mit Informationen überschüttet und muss sich die entscheidenden Fakten aus einer Datenüberdosis herausfiltern. Daten werden erst gar nicht erfasst Neben der Informationsmenge und der dezentralisierten Erfassung steht der Projektverantwortliche vor einer weiteren Hürde. Oft werden entscheidungsrelevante Daten erst gar nicht erfasst, sie stecken lediglich in den Köpfen der Personen. Wie bereits erwähnt, kann es in manchen Projekten dazu kommen, dass die Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen keinen zentralen Ort zum Informationsaustausch haben. Dies hat dann zur Folge, dass ein Kollege für sich irrelevante Daten nicht erfasst. Meistens sind es aber genau die Informationen, die für andere Abteilungen absolut entscheidungsrelevant sind. Dadurch stehen die Entscheider vor einer unlösbaren Aufgabe. Wer benötigt neben dem Projektleiter noch die Transparenz und warum ist diese so wichtig? Nicht nur für die Projektverantwortlichen ist die Transparenz eines Projektes wichtig, auch für jeden Projektbeteiligten spielt sie eine wichtige Rolle. Oft warten Mitarbeiter sehr lange auf Entscheidungen, wissen aber nicht, warum es so lange dauert. Oder der Projektleiter entscheidet sich, aus Sicht der Beteiligten, für die falsche Option. Dadurch entsteht eine Kluft zwischen den Beteiligten und den Entscheidern, die Motivation im Projekt sinkt. Die Mitarbeiter gehen davon aus, dass die Projektleiter ihren Job nicht richtig machen. Meist fehlen den Mitarbeitern aber einfach die Informationen, um gefällte oder noch offene Entscheidungen nachzuvollziehen. Ein Mangel an Transparenz für Mitarbeiter im Projekt führt demnach oftmals zu einem Mangel an Akzeptanz. Wie kann der Projektmanager nun die notwendige Transparenz für alle Projektbeteiligten schaffen? 3 Schritte zur besseren Transparenz innerhalb eines Projektes: Zentralisierung von allen Projektinformationen Um die Effektivität im Projekt zu steigern, werden im ersten Schritt die separierten Datenkapseln geöffnet und alle Daten in einem zentralen System hinterlegt. Meine Empfehlung ist hierfür ein Wiki oder eine intelligente Ablagestruktur mit Indexdateien, in der die Informationen zentral verwaltet, sortiert, gefiltert und gesucht werden können. Datenverfügbarkeit für alle Projektbeteiligten Im zweiten Schritt wird sichergestellt, dass alle berechtigten Mitarbeiter auf das zentrale System zugreifen können und wissen, welche Daten sie dort finden. Durch eine Rechteverwaltung ist es möglich, sensible Daten ein- bzw. auszublenden. Erstellung von Prozessen für die Informationsbeschaffung Nachdem die Basis für die Datenbank geschaffen ist, werden Prozesse entwickelt, die für die Informationsaufnahme, -verteilung und -versionierung zuständig sind. Eine Möglichkeit bieten hierfür z. B. gemeinsame wöchentliche Reportings aller Abteilungen an den Projektverantwortlichen. Um Transparenz im Projekt zu erreichen, ist es notwendig, alle drei Schritte umzusetzen. Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, dass alle Projektbeteiligten darauf sensibilisiert werden und gemeinsam an einem Strang ziehen müssen. Anika Danner Anika ist Head of Marketing bei isento
Wie kann ich die Projektstruktur visualisieren?
In diesem Video zeigt euch Sven, wie ihr ein Projekt visuell darstellen könnt. Hierzu verwenden wir modifizierte Personas (Vorlagen findet ihr unter dem Video) und eine Prise Kreativität. Ziel ist es, auf eine spielerische Art Transparenz über die Gesamtstruktur zu erhalten und schnell den richtigen Ansprechpartner zu finden. Ihr möchtet mehr Videos von der isento.Wissensmanufaktur sehen? Dann schaut auf unserem YouTube-Kanal vorbei. Hinweis: Für den besseren Sprachfluss werden in unseren YouTube-Videos personenbezogene Bezeichnungen, die sich zugleich auf Frauen und Männer beziehen, generell nur in der im Deutschen üblichen männlichen Form angeführt. Dies soll jedoch keinesfalls eine Geschlechterdiskriminierung oder eine Verletzung des Gleichheitsgrundsatzes zum Ausdruck bringen. https://www.youtube.com/watch?v=oo8IrGpsMuw Anika Danner Anika ist Head of Marketing bei isento
