Warum Akzeptanz im Projekt wichtig ist!

„Ist mir doch egal, was die anderen denken. Ich ziehe mein Projekt durch“

Warum es schädlich ist, keinen Wert auf die Akzeptanz des Projektes zu legen.

Viele Projektverantwortliche interessieren sich nicht für die Akzeptanz im Projekt. Warum man diesen wichtigen Punkt jedoch stets berücksichtigen sollte, erläutere ich Ihnen nachfolgend.

In meinem letzten Beitrag „Warum Transparenz im Projekt wichtig ist“ habe ich bereits das Thema Akzeptanz kurz angeschnitten. Heute möchte ich genauer auf dieses Thema eingehen. Denn nicht nur eine fehlende Transparenz ist der Grund für zu wenig Akzeptanz im Projekt. Aus meiner Sicht gibt es drei Ausprägungen, die ich nun genauer beleuchte.

Mangelnde Akzeptanz …

…gegenüber der Projektleitung
Probleme mit der Akzeptanz lassen sich vor allem in alteingesessenen Unternehmen wiederfinden. In solchen Unternehmen genießt ein Projektleiter meist kein großes Vertrauen. Daher erhält er selten die notwendigen Weisungsbefugnisse oder disziplinarische Rechte, diese bleiben meistens beim Management. So wird der Projektleiter für alle Beteiligten eher als Instrument der Geschäftsführung wahrgenommen und nicht als der verantwortliche Koordinator des Projektes, welcher er eigentlich sein sollte. Dies führt dazu, dass die Akzeptanz der Projektmitarbeiter gegenüber dem Projektleiter sinkt. Das kann soweit führen, dass die Mitarbeiter den Projektleiter übergehen, da sie vermuten, dass er sowieso keine Entscheidungsgewalt besitzt. Durch solche Aktionen sinkt wiederum die Transparenz des Projektes und führt zu den bereits bekannten Folgen.

… des Projektes bei den Projektmitarbeitern
Der Erfolg eines Projektes hängt aber nicht nur vom Projektleiter, sondern auch von den Mitarbeitern des Projektes ab. Während des Projektes kann es passieren, dass Mitarbeiter diverse Entscheidungen nicht nachvollziehen oder gar akzeptieren können. Solche Situationen führen dazu, dass die Akzeptanz des Mitarbeiters im Projekt sinkt und das wiederum sich negativ auf die Produktivität auswirken kann. Wenn dann die zu erledigenden Aufgaben zu spät oder gar nicht durchgeführt werden, können wichtige Folgetasks blockiert werden. Im schlimmsten Fall führt dies sogar zu einem Showstopper.

… gegenüber dem finalen Produkt
Neben der Akzeptanz des Projektleiters und der Projektmitarbeiter, ist es natürlich auch wichtig, dass das finale Produkt durch die User akzeptiert und verwendet wird. So können zum Beispiel Projekte, wie die Einführung eines neuen ERP Systems, daran scheitern, dass das entstandene Produkt von den Anwendern nur sporadisch verwendet oder gar abgelehnt wird. Ein Grund für eine solche Ablehnung liegt in der Entscheidungsfindung. In der Regel trifft das Management die Entscheidung ohne Einbezug der operativ arbeitenden Mitarbeiter. Diese fühlen sich dann hintergangen und boykottieren den Einsatz der Software.

Wie kann man also dafür sorgen, dass ein Projekt an Akzeptanz gewinnt?

3 Maßnahmen für eine bessere Akzeptanz des gesamten Projektes

1. Requirements Engineering

   Der Erfolg eines Projektes beginnt bereits in der Analyse der Anforderungen. Hier sollte das Management die Mitarbeiter involvieren, welche dann auch aktiv mit dem Produkt arbeiten. Dadurch lassen sich die Knackpunkte und Bedenken schneller ermitteln, besser beheben oder gar unnötige Projekte verhindern.
   Somit wird Akzeptanz gegenüber dem finalen Produkt geschaffen.

2. Projektmarketing

   Nach dem Motto „tue Gutes und berichte darüber“. Nicht nur in großen Projekten ist Projektmarketing ein gutes Instrument für die Akzeptanz, sondern auch in kleinen Projekten ist es wichtig, die Mitarbeiter auf dem aktuellsten Stand zu halten.
   So können Entscheidungen besser nachvollzogen werden und die Akzeptanz gegenüber dem Projekt steigt.

3. Jours fixes

   Wenn der Projektleiter merkt, dass das Vertrauen ihm gegenüber sehr gering ist, so empfiehlt es sich, Jours fixes mit dem Management und/oder den Projektmitarbeitern einzuführen. In diesen Besprechungen können kritische Themen nochmal diskutiert werden.
   Dadurch werden die Themen für alle Projektbeteiligten transparenter, was wiederum zu einer höheren Akzeptanz des Projektleiters führt.

Fehlende Akzeptanz kann viele Gründe haben und ist von Projekt zu Projekt immer eine neue Herausforderung. Wichtig ist nur, dass man sich dieser Herausforderung direkt annimmt und meistert.