DOAG Konferenz: Prognosebasierte Planung – Ein Erfahrungsbericht

Bei isento setzen wir schon seit Langem Prognosen im Vergleich zu Schätzungen ein, um verlässliche Aussagen über den Umfang und die Liefertermine unserer laufenden Projekte treffen zu können. Eine Prognose ermittelt Wahrscheinlichkeiten für zukünftige Ereignisse – etwa, wann wir ein Produkt liefern können oder wie viele Aufgaben oder Arbeitspakete wir in einem bestimmten Zeitraum abschließen können. Dieses auf Statistik basierende Vorgehen bietet nicht nur einen Überblick über mögliche Ergebnisse, sondern bewertet auch, wie realistisch diese zu erreichen sind. Das hebt sowohl die Planbarkeit als auch die Kommunikation mit Stakeholdern auf ein völlig neues Niveau. 

Während für uns prognosebasierte Planung längst Alltag ist, ist das Thema für die meisten Unternehmen Neuland. In vielen Projekten dominieren immer noch traditionelle Vorhersagemodelle unter Verwendung von Schätzmethoden mit Story Points, T-Shirt-Größen oder Personentagen. Doch diese basieren auf subjektivem Empfinden der Schätzenden und sind weder für Dritte nachvollziehbar noch besonders präzise. Auf Fragen wie „Wie sicher sind Sie, dass dieser Wert erreicht wird?“ folgen meist vage Antworten wie „Ziemlich sicher“ – was wiederum ziemlich subjektiv ist. 

Um die Unsicherheiten von Schätzungen zu reduzieren, wird häufig aufwändiger und detaillierter geschätzt. Doch Studien und unsere eigene Erfahrung zeigen, dass aufwendigere Schätzungen nicht automatisch zu besseren Ergebnissen führen. Stattdessen steigen lediglich die Kosten für die umfangreiche Schätzungen. Deshalb verzichten wir auf Schätzungen und setzen stattdessen auf statistische Prognosen, die auf dem objektiven Durchsatz von Backlog-Items in einem definierten System, zum Beispiel einem bestimmten Entwicklungsteam basieren. Durchsatz ist ein messbarer Wert aus dem Prozess, der leicht zu erfassen ist. Prognosen, die darauf aufbauen, sind nicht nur nachvollziehbar und realitätsnah, sondern auch aufwandsarm. 

Die Vorteile prognosebasierter Planung reichen weit über die Planbarkeit hinaus. Sie schafft Vertrauen und Verlässlichkeit, gerade in unsicheren Zeiten. Menschen neigen dazu, ihre eigene Leistungsfähigkeit zu überschätzen und gleichzeitig den Aufwand und Komplexität der Herausforderungen zu unterschätzen. Prognosen hingegen sind objektiv und bieten eine realistische Einschätzung dessen, was tatsächlich erreichbar ist. Das macht es einfacher, machbare Zusagen zu treffen und Alternativpläne zu entwickeln, falls nötig.